Tietosuojaseloste Vaasan seurakuntayhtymän asiakasrekisteristä

  1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Vaasan Seurakuntayhtymä

Raastuvankatu 13, 3.krs
65100 Vaasa

vaasan.seurakuntayhtyma(at)evl.fi

Yhteyshenkilö

Hallintopäällikkö

vaasan.seurakuntayhtyma(at)evl.fi

  1. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Vaasan seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien tarjoamien palveluiden asiakkaiden asiakassuhteen hoitaminen, niiltä osin kuin se ei kuulu minkään muun rekisterin alaan. Seurakuntatyö sisältää kirkolliset toimitukset, yleisen seurakuntatyön, varhaiskasvatus-, nuoriso- ja rippikoulutyön. Kiinteistötoimella, diakonialla, sairaalasielunhoidolla ja perheneuvonnalla on erilliset asiakasrekisterit.

  1. Minkä takia seurakuntayhtymä saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Käsittely perustuu rekisteröityjen antamaan suostumukseen, rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, rekisterinpitäjän lakisääteiseen tehtävään tai rekisterinpitäjään oikeutettuun etuun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohdat a, b, c ja f), siltä osin kuin tietoja on tarpeen käsitellä asiakassuhteeseen liittyvien rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Terveystietojen osalta asiakkaiden tietoja käsitellään asiakkaan suostumuksella (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a – alakohta).

  1. Minkälaisia henkilötietoja seurakuntayhtymä käsittelee?

Rekisteröidystä henkilötiedot:

  1. etunimi/etunimet
  2. sukunimi
  3. henkilötunnus tai syntymäaika
  4. osoite
  5. puhelinnumero
  6. maatieto
  7. sähköpostiosoite

Osallistumistiedot:

  1. osallistuminen Vaasan seurakuntayhtymän yhteisten yksiköiden ja seurakuntien toimintaan
  2. tiedot toiminnan ja asiakkuuden järjestämisen edellyttämistä asioista

Laskutustiedot:

  1. tiedot maksullisen toiminnan ja palveluiden laskuttamisesta
  2. mahdollisen erillisen maksajan tiedot
  3. alaikäisen lapsen osalta huoltajan tiedot
  4. tiedot laskujen maksutilanteesta

Yhteyshenkilötiedot:

  1. rekisteröidyn mahdolliset huoltaja- ja muut yhteyshenkilötiedot

Arkaluonteiset tiedot (vain asiakkaan ilmoituksen perusteella):

  1. erityisruokavaliot
  2. muut terveystiedot, jotka ovat tarpeellisia turvallisuuden takaamiseksi

  1. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Henkilötietoja kerätään Vaasan seurakuntayhtymän yhteisten yksiköiden ja seurakuntien omassa toiminnassa. Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai muulta henkilön toimintaan ilmoittavalta taholta.
 

Tiedot viedään rekisteriin joko yhtymän työntekijöiden toimesta tai sähköisen ilmoittautumisen kautta.
 

Henkilötietoja saadaan luovutuksena Kirkon valtakunnallisesta jäsentietojärjestelmä Kirjurista seuraavasti: omaan toimintaan osallistuvien henkilöiden tiedot on mahdollista hakea Kirjurista henkilötunnuksen perusteella. Nämä tiedot on myös mahdollista kytkeä päivittymään rekisteriin kerran vuorokaudessa. Lisäksi Kirjurista on mahdollista hakea alueen rippikouluikäisten ikäluokkien tiedot rippikoulutoimintaa varten.

Kirjurin oma tietosuojaseloste on luettavissa kirkkohallituksen verkkosivuilta.

  1. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun asiakas ei ole osallistunut toimintaan kahteen vuoteen. Tämän jälkeen tiedot poistetaan pois lukien maksatustietoon liittyvät tiedot, joiden säilytysaika on 5 vuotta.

  1. Minne tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti Kirkon palvelukeskukselle, jonka kanssa Vaasan seurakuntayhtymällä on taloushallinnon palvelusopimus. Kirkon palvelukeskukselle luovutetaan toiminnanohjausjärjestelmässä luotujen laskujen maksajista myyntireskontraa varten tarvittavia asiakastietoja: nimi, henkilötunnus (mikäli käytettävissä), kieli, laskutusosoite ja laskuihin liittyvät muut tiedot. Rippikoulun käyneistä siirretään Kirkon valtakunnalliseen jäsentietojärjestelmään Kirjuriin tiedot rippikouluun ilmoittautumisesta, rippikoulun suorittamisesta ja konfirmaatiosta. Näiden tietosiirtojen yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, syntymäaika, etunimet, sukunimi ja sukupuoli.

  1. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.

Sinulla on oikeus:

  • pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
  • pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
  • peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

 

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakuntayhtymän taloustoimistossa. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

  1. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

PL 800, 00531 Helsinki

tietosuoja(at)om.fi

029 566 6700

Seurakuntayhtymän tietosuojavastaavan yhteystieto:

Rauno Saarnio
Sähköposti: gdpr.kustensit(at)evl.fi
Puhelin: 044 293 5543