Tietosuojaseloste perheneuvonnan asiakasrekisteristä

  1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Vaasan Seurakuntayhtymä

Raastuvankatu 13, 3.krs
65100 Vaasa

vaasan.seurakuntayhtyma(at)evl.fi

Yhteyshenkilö

Johtava perheneuvoja Sami Saharinen
044 4808 490

Vaasan Seurakuntayhtymä

Raastuvankatu 13, 2.krs
65100 Vaasa

etunimi.sukunimi@evl.fi

  1. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on perheneuvonnan järjestäminen ja toteuttaminen. Perheneuvonnan perustehtävänä on tarjota ammatillista keskusteluapua parisuhteen ja perheen kysymyksissä sekä elämän kriisitilanteissa. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden hoitamista varten ja valtakunnallisen tilastotiedon tuottamiseksi.

  1. Minkä takia perheneuvonta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(f) artikla, jonka mukainen oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen.

  1. Minkälaisia henkilötietoja perheneuvonta käsittelee?

Perheneuvonnan asiakkaasta rekisteröitävät tiedot:
nimi
äidinkieli
sukupuoli
syntymävuosi
kotikunta
puhelinnumero
sähköpostiosoite
siviilisääty
sosioekonominen asema
lasten lukumäärä
tulosyy
asiakkaan käyntipäivät
käynnin kesto
neuvotteluun osallistuneet henkilöt

  1. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Tiedot saadaan asiakkaan itse antamana. Alaikäisen lapsen tiedot antaa lapsen huoltaja tai lapsi itse.

  1. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoidon kannalta on tarpeen. Tiedot poistetaan viimeistään asiakkuuden päättymistä seuraavan kalenterivuoden jälkeen. Tietojen perusteella syntyneitä tilastotietoja säilytetään kuitenkin anonyymissä muodossa.

Manuaalista aineistoa säilytetään lukollisissa kaapeissa, joihin on pääsy ainoastaan perheasiain neuvottelukeskuksen henkilökunnalla. Sähköistä aineistoa säilytetään salasanoilla suojatussa Perheneuvos-ohjelmassa, johon on pääsy ainoastaan perheasiain neuvottelukeskuksen henkilökunnalla. Tulolomakkeita säilytetään yhtä kauan kuin tietoja.

  1. Minne tietoja luovutetaan?

Tietoja ei luovuteta sivullisille. Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Tilastoyhteenveto, jossa ei ole kenenkään yksittäisen asiakkaan tietoja, luovutetaan vuosittain Kirkkohallitukselle sekä tilastot ja käyntimäärät laskutusta varten sopijaosapuolille. Tilastoyhteenvetoja voidaan käyttää oman toiminnan suunnittelussa.

Perheasiain neuvottelukeskus noudattaa lastensuojelulain (2007/417) 5 luvun 25 §:ssä, rikoslain (1889/39) 15 luvun 10 §:ssä ja kirkkolaissa (1993/1054) määrättyä vaitiolo- ja ilmoitusvelvollisuutta.

Asiakastietojen hallinnassa käytettävän järjestelmän teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu palveluntarjoajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.

  1. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.

Sinulla on oikeus:

  • pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
  • pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
  • peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

 

Miten voit käyttää oikeuksiasi?
 

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

  1. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

PL 800, 00531 Helsinki

tietosuoja(at)om.fi

029 566 6700

Seurakuntayhtymän tietosuojavastaavan yhteystieto:

Rauno Saarnio
Sähköposti: gdpr.kustensit(at)evl.fi
Puhelin: 044 293 5543