Vaasan seurakuntayhtymän asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa seurakuntayhtymän tiedonhallintalain toteutusta. Se on tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen kuvaus seurakuntayhtymän tiedoista ja asiakirjoista.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Vaasan seurakuntayhtymän asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on myös yksi tavoista avustaa muun muassa seurakunnan jäseniä kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Tietopalvelu ja tietojen luovutus

Jokaisella on julkisuuslain mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vaasan seurakuntayhtymän asiakirjoja koskevat tietopyynnöt kohdistetaan seurakuntayhtymän taloustoimistoon:

sähköpostitse osoitteeseen: vaasan.seurakuntayhtyma@evl.fi
puhelin: 044 480 8410 (hallintopäällikkö)
käyntiosoite: Raastuvankatu 13, 3.krs. 65100 Vaasa

Tietopyyntöön vastaaminen voi olla pyytäjälle maksullista. Asiakirjojen tietojen antamisesta perittävät maksut määräytyvät seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston päätöksen mukaisesti.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia ja toimittaa vapaamuotoisena paperilla tai sähköpostitse tai esittää suullisesti.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Seurakuntayhtymä voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi. Tietopyynnöstä ja asiakirjan tyypistä riippuen tiedot voidaan luovuttaa joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Seurakuntayhtymän tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu seurakuntayhtymän verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Seurakuntayhtymän asiarekisteri ja arkisto

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan seurakuntayhtymän on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asian käsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Lisäksi palveluja tuotettaessa syntyvä tietoaineisto ja asiakirjat talletetaan asiarekisteriin.

Asiarekisterillä tarkoitetaan seurakuntayhtymän käytössä olevaa asianhallintajärjestelmää sekä paperiaineistoja.

Seurakuntayhtymän toimintaan liittyvät paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joihin on rajoitettu pääsy. Arkiston aineisto koostuu pääasiassa päätöksenteon ja palvelujen aineistoista.

Alle on kuvattu seurakuntayhtymän muut tietovarannot sekä niihin liittyvät tietojärjestelmät:

Hallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on hallintoasioihin liittyvä asiankäsittely. Vaasan seurakuntayhtymän hallintoon liittyvää päätöksentekoa tehdään yhteisessä kirkkovaltuustossa, yhteisessä kirkkoneuvostossa, johtokunnissa sekä seurakuntayhtymän viranhaltijoiden toimesta.   

Vaasan seurakuntayhtymässä käsiteltäviin ja käsiteltävänä olleisiin asioihin liittyviä asiakirjoja ja käsittelytietoja talletetaan Domus-asianhallintajärjestelmään. Talletettavia tietoja ovat muun muassa tiedot asian vireille saattamisesta, vireille saattajasta, asiakirjan saapumis- tai laatimispäivästä, asian laadusta sekä seurakuntayhtymän päätöksenteosta ja ratkaisusta.

Asianhallinnasta tietoja voi hakea monipuolisesti, esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, tekstisisällöstä vapaasanahauin, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärä- ja tunnistetiedoilla.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on henkilöstö- ja palkkahallintoon liittyvä asiankäsittely. Muun muassa henkilöstön rekrytointi, henkilöstöasioiden ohjaus, virka- ja työehtosopimusasiat, palvelussuhdeasiat, osaamisen kehittäminen ja työhyvinvointi. Henkilöstöpolitiikkaan liittyvät asiat sekä henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely sekä palvelus- ja virkasuhteiden hoitaminen. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelminä käytetään pääasiassa Kirkon palvelukeskuksen toimittamia järjestelmiä. Henkilöstön rekrytoinnissa käytetään FCG Digital Oy:n toimittamaa KirkkoRekryä. Tietovarannoista voidaan hakea tietoja sukunimellä, henkilötunnuksella tai käyttäjätunnuksella.

Taloushallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on taloushallintoon liittyvä asiankäsittely. SAP- järjestelmän rekisteri sisältää tiedot seurakuntayhtymän rahaliikenteestä, laskutusasiakkaista, toimittajista. Järjestelmät ovat Kirkon palvelukeskuksen toimittamia järjestelmiä. Raportointiin käytetään Microsoftin toimittamaa Kirkon palvelukeskuksen hankkimaa Power BI:tä. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa asiakkaan/toimittajan nimellä tai osoitteella.

Kiinteistöjen ja irtaimiston tietovaranto

Käyttötarkoitus on kiinteistöjen ja irtaimen omaisuuden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Basis-järjestelmän kohderekisteriin on talletettu tiedot seurakuntayhtymän omistamista rakennuksista, toimitiloista, tonteista ja esinerekisteriin valokuvat ja perustiedot arvoesineistä, eli sekä kiinteästä että irtaimesta kulttuuriperinnöstä. Perustietojen lisäksi Basikseen on tallennettu rakennusten suojelutiedot, korjaushistoria ja rakennuslupatiedot, taloteknisiä tietoja sekä energian ja veden kulutustiedot. Tietovarannosta voidaan hakea tietoja muun muassa rakennuksen nimi- tai käyttötarkoitustiedoilla ja kiinteistö- ja rakennustunnuksilla.

Hautauspalveluiden tietovaranto

Käyttötarkoitus on hautausmaiden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Keskeisimmät tiedot ovat hautatiedot, vainajatiedot, hautaustiedot, haudanhoitosopimukset ja hautakartat. Tarvittaessa käytetään vanhoja hautakortistoja. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa vainajan nimen ja hautapaikan mukaan.

Jäsenrekisterin tietovaranto

Jäsenrekisterin tietovarannosta huolehtii aluekeskusrekisteri, jolle sitä koskevat tietopyynnöt ohjataan. Jäsenrekisteriä ylläpidetään Kirjurissa, josta vastaa Kirkkohallitus. Jäsenrekisteriin on talletettu tiedot aluekeskusrekisterin virkatodistuksista, sukuselvityksistä, sukututkimuksista, avioliiton esteiden tutkinnoista sekä kirkollisten toimitusten rekisteröinneistä. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa henkilön nimen ja henkilötunnuksen mukaan.

Diakoniatyön tietovaranto

Käyttötarkoitus on diakoniatyön asiakassuhteiden hoitamiseen liittyvien asiakirjojen käsitteleminen ja tuottaminen. Vitec Katrina diakonia -järjestelmä sisältää asiakkaan perustietojen lisäksi asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä asiakkaan luovuttamia asiakirjoja sekä diakoniatyöntekijän tuottamia asiakkuuteen liittyviä asiakirjoja. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa mm. asiakkaan nimellä, asiakasnumerolla tai käsittelijän nimellä. Diakoniatyön asiakkuuksiin sisältyy usein Julkisuuslain 6:24 § mukaan osittain tai kokonaan salassa pidettäviä asiakirjoja, joiden käsittelyssä noudatetaan julkisuuslain mukaisia rajoituksia.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietovarannoista ei ole saatavissa tietoja avoimesti teknisen rajapinnan kautta.

Seurakuntayhtymän verkkosivut

Seurakuntayhtymän ja seurakuntien verkkosivuilla on tietoa eri asiointi- ja palvelutoiminnoista ja niillä toteutetaan seurakuntayhtymän tietopalvelua monin eri tavoin. Tämä kappaleen alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkit niiden omille verkkosivuille:

Vaasan seurakuntayhtymä
Vaasan suomalainen seurakunta
Vaasan ruotsalainen seurakunta
Vähänkyrön seurakunta

Info ja asiointi
Päätöksenteko
Kirkot ja muut tilat
Hautausmaat
Yhteystiedot